20-09-2019

Fünf Arbeitstage eingespart

Unternehmensgruppe Kottmeyer verschlankt durch die digitale Verwaltung Arbeitsprozesse.
IT-Experte Frank Mannefeld (l.) und Firmenchef Jörg Kottmeyer setzen auf Digitalisierung, um die Arbeitsprozesse zu optimieren

Als die Unternehmensgruppe H.D.Kottmeyer gegründet wurde, starteten der Harsewinkeler Gebäudereinigermeister Hans-Dieter Kottmeyer und seine Ehefrau Paula vor 40 Jahren zunächst als Kleinstbetrieb. Inzwischen beschäftigt die Gruppe unter Leitung der Unternehmensnachfolger Sven und Jörg Kottmeyer, beide ebenfalls Gebäudereinigermeister, mehr als 750 Mitarbeiter an drei Standorten. Der Firmengründer, langjähriger Obermeister und Landeslehrlingswart, ist in diesem Sommer verstorben. Der Hauptsitz der Unternehmensgruppe befindet sich weiterhin in Harsewinkel, 1984 kam eine Niederlassung in Emsdetten dazu, im letzten Jahr fasste das Unternehmen mit der W. Kasparek und HD Kottmeyer Gebäudedienste GmbH & Co. KG in Bielefeld Fuß.

 

2010 entschloss sich die Unternehmensführung, interne Verwaltungsprozesse digital umzugestalten und stellte den IT-Experten Frank Mannefeld ein. Er ist gelernter Buchhalter und verfügt über umfangreiches Fachwissen in dem Bereich Digitalisierung in Handwerksunternehmen. Das Unternehmen Kottmeyer hat sich inzwischenin vier Einzelfirmen aufgeteilt: Gebäudereinigung und Gebäudedienste, MGS Oberflächenveredlung - Natursteinsanierung/ Estrichveredlung, SanCheck - Sanierung und Gerätetechnik sowie seit letztem Jahr die Kreativ. Beton - Betonformteile und Betonmöbel. Effiziente Verwaltung mit digitalen Hilfsmitteln ermöglicht die exakte Zuordnung aller Vorgänge und Projekte.

 

"Vor zehn Jahren haben wir mit zwölf PCs, fünf Handys und einem Server gearbeitet", erklärt Jörg Kottmeyer. Heute sei die Zahl der PCs auf 60 angewachsen, die der Mobiltelefone auf 70. "Die Programme laufen über zwölf Server, davon neun virtuell", fügt Mannefeld an. Durch die unterschiedlichen Server sei eine gezielte Steuerung der Programme möglich, bei Wartungsarbeiten oder Updates sei immer nur ein Bereich betroffen. Durch das Firmennetz sind alle Standorte digital miteinander verbunden. Auftragserfassung, Einkauf, Rechnungsstellung und Buchhaltung erfolgen über Microsoft Dynamics NAV sowie eine Branchenerweiterung, die seit 2017 durch das digitale Dokumentenmanagementprogramm DocuWare ergänzt wird. "Das Programm ermöglichtes uns, arbeitsprozessweise vorzugehen", so Mannefeld. Alle Unterlagen, die als Papier ankommen, werden eingescannt und digital weiterbearbeitet. Mittelfristiges Ziel ist das papierlose Büro. Schon jetzt werden Rechnungen digital überprüft und gestempelt. "Kein Beleg kann mehr verlorengehen", so Mannefeld. Mit einem Stichwort können Einzelbelege oder Vorgänge gesucht und zugeordnet werden. Rechnungen können tagesaktuell verschickt werden. Auch das mehrfache Ausdrucken von Lohnbelegen entfällt. Im Betrieb werden sie digital abgelegt. Die Mitarbeiter erhalten sie über die Deutsche Post als E-Post. Das heißt, das Unternehmen verschickt die Lohnunterlagen verschlüsselt an die Deutsche Post, dort wird der E-Brief als "normales" Anschreiben versandt.

 

"Wir sparen fünf Arbeitstage durch dieses Verfahren", freut sich Mannefeld. Früher sei die Zustellungüber firmeneigene Boten zu demjeweiligen Einsatzplatz sehr aufwändig gewesen. Mitarbeiter auf Montage nutzen die digitale Zeiterfassung per Tablet und App der Firma ATOSS CSD. Alle Objektleiter verfügen ebenfalls über ein Tablet. Per App haben sie Zugriff auf alle projektbezogenen Daten und die umfangreichen Dienstpläne. Diese werden auch längerfristig in Papierform vorliegen, da sie von den Mitarbeitern vor Ort eingelesen und abgezeichnet werden müssen. Die Objektleiterin oder der Objektleiter sind durch die digitale Verbindung in der Lage, Rückfragen der Mitarbeiter zur Zeiterfassung und künftigen Dienstplänen zu beantworten. "Dadurch sparen wir ebenfalls viel Zeit", betont Mannefeld. Mittelfristig ist geplant, die rund 70 ausgebildeten Gebäudereiniger ebenfalls mit Tablets zu versorgen. Um den IT-Bereich zu unterstützen, hat das Unternehmen einen Auszubildenden eingestellt, der den Beruf Informationskaufmann erlernt. Sechs junge Menschen absolvieren eine Ausbildung zum Gebäudereiniger.