Online-Ausbildungsvertrag

Für Ausbildungsverhältnisse

Vertragsunterlagen erstellen

Spätestens zu Beginn der Ausbildung legen Ausbildungsbetriebe die wesentlichen Inhalte des Ausbildungsvertrages in Textform* nieder und können dazu erforderliche Unterlagen mit Hilfe unseres Formulargenerators (Online-Ausbildungsvertrag) erstellen.

Loggen Sie sich dazu bitte in unserem Kund*innenportal ein.

Für Umschulungsverträge klicken Sie bitte hier.

Login Kund*innenportal

Nachdem Sie Ihren Account mit einem Betrieb verknüpft haben, können Sie im Login-Bereich unter „Für Betriebe“ „Meine Lehrverträge“ Vertragsunterlagen erstellen, verwalten und zwischenspeichern. Eine Eingabemaske führt durch den Prozess, bietet Ausfüllhinweise und liefert Unterlagen nach aktuell gültigem Recht. Aus dem System heraus werden bekannte Betriebsdaten vorausgefüllt. Bei der Handwerkskammer (HWK) hinterlegte Ausbilder*innen können direkt ausgewählt werden. Der Eintragungsstatus des jeweiligen Vertrages wird ebenfalls angezeigt.

Nach Eingabe aller benötigten Vertragsdaten wird ein Vorschlag für einen „Ausbildungsvertrag (Niederschrift)“ und zusätzlich ein „Antrag auf Eintragung in die Lehrlingsrolle“ im PDF-Format ausgegeben. Unter „Meine Lehrlinge“ erhalten Sie eine Übersicht von Verträgen, die über dieses Tool erstellt wurden.

Zum Ausfüllen werden zwei Betriebsnummern benötigt. Die Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit (SGB Nummer) finden Arbeitgeber*innen als AG-Nummer auf den monatlichen Mitteilungen an die Sozialversicherung. Die Betriebsnummer der HWK steht auf der Handwerkskarte oder im Beitragsbescheid (Betriebsnummer entspricht Ziffern 2-7 der Bescheidnummer)

So geht es nach dem Ausfüllen und Erstellen weiter:

Drucken Sie die beiden Seiten des generierten PDF-Ausbildungsvertrages aus.
Diese müssen von den Vertragspartner*innen (bei minderjährigen Auszubildenden auch durch die gesetzlichen Vertreter*innen) unterzeichnet werden. Anschließend erhalten alle Vertragspartner*innen vom Betrieb unverzüglich je eine Ausfertigung im Original, wonach sich auch die Anzahl der erforderlichen Ausdrucke bemisst.
Drucken Sie die Seite „Antrag auf Eintragung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse“ aus. Dieser wird vom Betrieb unterzeichnet.

Stellen Sie folgende Unterlagen in digitaler Form zusammen:

- Ausbildungsvertrag (von allen Vertragspartner*innen unterschrieben)

- Vordruck „Antrag auf Eintragung in die Lehrlingsrolle“ (mit Unterschrift des Betriebes)

Sofern zutreffend:

- für Auszubildende unter 18 Jahren: Ärztliche Bescheinigung über die Erstuntersuchung
nach § 32 Absatz 1 des Jugendarbeitsschutzgesetzes

- bei Anrechnung einer Vorbildung auf die Ausbildungsdauer bzw. einer gewünschten
Verkürzung der Ausbildungsdauer: Nachweise über die Vorbildung/den erworbenen
Schulabschuss

- bei ausbildungsintegriertem Studium: Studienverlaufsplan, Immatrikulationsbescheinigung

- Nachweis der Agentur für Arbeit über das Erfordernis der Ausbildung zum*zur Fachpraktiker*in

- Nachweise über die erworbene Ausbildungsberechtigung bei erstmalig benannten Ausbilder*innen

- sofern vereinbart: zusätzliche Vereinbarungen der Vertragspartner*innen zum Ausbildungsvertrag

- betrieblicher Ausbildungsplan, sofern dieser nicht bereits der zuständigen Stelle vorliegt.
Laden Sie die gebündelten Unterlagen in einer Datei im PDF-Format im Kund*innenportal hoch. Dadurch wird der Prozess zur Eintragung im Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse automatisch gestartet.

Über die Erfassung im Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse erstellt die HWK für Betriebe und Auszubildende je einen Eintragungsvermerk. Dieser gilt in Verbindung mit dem Ausbildungsvertrag.

1. Sie erhalten eine E-Mail, wenn die Eintragungsbelege im Download des Kund*innenportals für Sie zur Verfügung stehen. Bitte prüfen Sie dazu die Aktivierung des Punktes "Dokumentenupload" unter: "Für Betriebe" / "Benachrichtigungen".

Hinweis: Die Bearbeitungsdauer kann nach Aufwand und Arbeitsaufkommen stark variieren.

2. Händigen Sie nach dem Download das für Auszubildende vorgesehene Exemplar an diese*n aus.

3. Melden Sie auch während der laufenden Ausbildung wesentliche Änderungen des Ausbildungsvertrages (z. B. Wohnortwechsel, Kündigung usw.) automatisch an die HWK!

*Bis zum 31.7.24 mussten Ausbildungsverträge zwingend schriftlich abgefasst, mithin unterschrieben werden. Das ist weiterhin möglich. Alternativ können Ausbildende seit dem 01.08.24 den Auszubildenden und deren gesetzlichen Vertretern und Vertreterinnen die Vertragsabfassung in Textform unverzüglich nach deren Erstellung aushändigen oder nach Maßgabe des Satzes 2 zu übermitteln. Bei elektronischer Abfassung ist die Vertragsabfassung so zu übermitteln, dass die Empfänger und Empfängerinnen nach Satz 1 diese speichern und ausdrucken können. Ausbildende haben den Empfang durch die Empfänger*innen nach Satz 1 nachzuweisen.

Die Vertragsabfassung und den Empfangsnachweis haben Ausbildende nach Ablauf des Jahres, in dem das Ausbildungsverhältnis beendet wurde, drei Jahre lang aufzubewahren. Das gilt auch bei Änderungen des Berufsausbildungsvertrages.

Sollten Sie diese neue Vorgehensweise ohne Unterschriften wählen, benötigt die Handwerkskammer zusätzlich zu dem „Antrag auf Eintragung in die Lehrlingsrolle“ je eine Kopie der Vertragsabfassung sowie des Empfangsnachweises der/des Azubis (bei Minderjährigen auch gesetzliche*r Vertreter*in).
Diese Unterlagen können ebenfalls im Kund*innen-Portal hochgeladen werden.

Hinweis: Vertragsunterlagen können zunächst auch ohne Kundenkonto erstellt werden. Für den späteren Upload wird ein Zugang zum Kund*innenportal benötigt.

Weiter ohne Login

Allgemeine Hinweise bei Ausbildung und Umschulung:

Betriebe müssen Auszubildenden/Umschüler*in eine aktuelle Ausbildungsverordnung zur Verfügung stellen. Diese stehen für alle Berufe unter www.bibb.de zum Download zur Verfügung.
Hilfestellungen zu diversen rechtlichen Fragen im Zusammenhang mit der Erstellung von Vertragsformularen liefern folgende FAQ's.
Die Einreichung von Dokumenten bei der HWK unmittelbar nach Vertragsabschluss führt zu einer zeitlichen Entzerrung von eingehenden Anträgen. Das beschleunigt in der Regel den Bearbeitungsprozess.
Bei Fragen wenden Sie sich gerne an unsere Ausbildungsberatung.

Für Umschulungsverhältnisse:

Die Rahmenbedingungen der beruflichen Umschulung weichen an verschiedenen Stellen von Ausbildungsverträgen ab. Rechtlich handelt es sich um Arbeitsverträge, die schriftlich dokumentiert, unterzeichnet und den Vertragspartnern vorliegen müssen. Eine berufliche Umschulung wird der HWK spätestens vor Beginn durch Betriebe/Bildungsträger „angezeigt“. Für die Erstellung der erforderlichen Unterlagen empfehlen wir folgende Vorlage:

Vertragsunterlagen für eine berufliche Umschulung

Die ausgefüllten Dokumente werden im PDF-Format zusammengefasst und im Kundenportal hochgeladen (vgl. „Für Ausbildungsverhältnisse“)

Folgende Unterlagen werden benötigt:

Eine Kopie des Umschulungsvertrages + ggf. Anlagen
Antrag „Anzeige einer beruflichen Umschulung“
Ggf. Sonstige Anlagen

Die HWK erfasst die wesentlichen Daten von allen Umschulungsverhältnissen ihres Bezirks in einem separaten Verzeichnis, um z. B. die Umschulungsprüfungen zu organisieren. Über die Erfassung in dieses Verzeichnis stellt die HWK für die Vertragspartner*innen je eine Bestätigung aus. Die Eintragungsbelege werden von der HWK im Kundencenter zum Download zur Verfügung gestellt. Betriebe/Bildungsträger händigen das vorgesehene Exemplar an ihre*n Umschüler*in aus.

Datenschutz

Unsere Angaben zur Transparenz nach Art. 13/14 DSGVO können Sie gerne hier einsehen.